Arbeitsrecht

Deutschland macht Fortschritte in der Digitalisierung - Digitale Arbeitsverträge ab 01.01.2025 möglich

Allerdings gibt es Ausnahmen u.a. für einige Branchen sowie für befristete Arbeitsverträge und auch Aufhebungsverträge und Kündigungen bedürfen weiterhin der Schriftform.

Bisher war in der Regel die eigenhändige Unterschrift (d.h. wet ink und kein DocuSign) erforderlich, doch ab dem 01.01.2025 können nun unter bestimmten Voraussetzungen Arbeitsverträge und deren Nachträge digital geschlossen werden, allerdings gibt es Ausnahmen.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), welches überwiegend zum 1. Januar 2025 in Kraft treten wird, sind Fortschritte in Richtung Digitalisierung verbunden, da es u.a. Änderungen des Gesetzes über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen (Nachweisgesetzes) regelt. Bisher waren Arbeitgeber aufgrund des Nachweisgesetzes verpflichtet, dem Arbeitnehmer ein eigenhändig unterzeichnetes Schriftstück auszuhändigen, in dem die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses niedergelegt sind. Damit bedurfte es faktisch der eigenhändigen Unterschrift, insbesondere wenn der Arbeitsvertrag eine Altersbefristung dahingehend enthält, dass das Arbeitsverhältnis bei Rentenbezugsberechtigung mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet.

Die im BEG IV geregelten Änderungen des Nachweisgesetzes geben den Arbeitgebern ab dem 01.01.2025 mehr Flexibilität, indem künftig ein Nachweis der zu dokumentierenden Vertragsbedingungen in Textform abgefasst und elektronisch übermitteln werden kann. Zwar muss eine Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden, aber diese Textform erfordert nicht mehr eine eigenhändige Unterschrift, sondern nur die Benennung der Person des Erklärenden. Eine elektronisch qualifizierte Signatur ist nicht erforderlich, sondern der Textform genügen zum Beispiel E-Mails, sofern die nachfolgenden Voraussetzungen des § 2, Abs. 1, Satz 2 Nachweisgesetzes (neue Fassung) eingehalten werden:

• Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein, was durch Übersendung an seine private E-Mail-Adresse ermöglicht werden kann und er muss dieses selbst speichern und ausdrucken können.
• Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer mit der Übermittlung des Dokuments auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen (z.B. ebenfalls per E-Mail).

Sollte ein Arbeitnehmer dies ausdrücklich verlangen, muss der Arbeitgeber diesem jedoch gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG 2025 dennoch die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Schriftform erteilen. Ansonsten können Arbeitgeber unter Berücksichtigung der nachfolgend aufgeführten Ausnahmen aber Arbeitsverträge ab 2025 elektronisch als PDF-Datei zur Verfügung stellen. Sie können auch beispielsweise die Unterzeichnung mittels spezieller Programme oder mittels digitaler Unterschrift ermöglichen, ebenso wie den zu empfehlenden Ausdruck und Rückversand eines Scans nach Gegenzeichnung durch den Arbeitnehmer.

Die vorbezeichneten Formerleichterungen des BEG IV gelten jedoch nicht für nachfolgende Verträge bzw. Regelungsinhalte und Arbeitsverträge bestimmter Branchen, für die weiterhin das Schriftformerfordernis gilt:

• Alle Arbeitsverträge und deren Nachträge, sofern sie die in § 2a Abs.1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) genannten Branchen betreffen, d.h. u.a. im Baugewerbe, Gaststättengewerbe, Spedition und in der Fleischwirtschaft.
• Alle Arbeitsverträge und deren Nachträge tarifgebundene Arbeitsvertragsparteien, sofern der einschlägige Tarifvertrag die Schriftform verlangt.
• Befristungsvereinbarungen unterliegen nach § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), mit Ausnahme der vorgenannten Altersbefristungsabreden in Arbeitsverträgen.
• Vereinbarungen eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots gemäß § 74 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB).
• Niederschriften der wesentlichen Arbeitsbedingungen von Praktikantinnen und Praktikanten, sofern das Praktikum nicht dem Mindestlohn unterliegt (§ 2 Abs. 1a NachwG).
• Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag.